Bu metin; kutorion.com tanıtım sitesi, geri bildirim formu ve Kutorion hizmetlerinin kullanımı sırasında gerçekleşebilecek kişisel veri işleme faaliyetlerini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. Bu bilgilendirme bir açık rıza metni değildir; açık rıza gereken işlemler için ayrıca ve özgürce tercih yapılabilen bir mekanizma sunulur.
1. Veri sorumlusu ve roller
Tanıtım sitesi, hesap yönetimi, güvenlik ve geri bildirim süreçlerinde kişisel verilerin işleme amaç ve vasıtalarını belirleyen taraf EMRE ÖZDEN'dır.
İşverenler, OSGB'ler veya diğer müşteri kuruluşlar tarafından sisteme girilen çalışan ve işyeri verilerinde işleme amaçlarını ilgili müşteri kuruluş belirler. Bu süreçlerde müşteri kuruluş veri sorumlusu, Kutorion ise hizmetin niteliğine göre veri işleyen konumunda olabilir. Kullanıcı kuruluş; sisteme veri aktarmadan önce gerekli hukuki şartları, bilgilendirmeleri, yetkilendirmeleri ve erişim sınırlarını sağlamakla sorumludur.
2. İşlenebilecek veri kategorileri
- İletişim verileri: Ad-soyad, e-posta adresi, telefon numarası ve geri bildirim metni.
- Hesap ve işlem verileri: Üyelik bilgileri, kullanıcı rolü, firma/birim ilişkileri, işlem tarihleri ve uygulama içi kayıtlar.
- İSG hizmet verileri: Yetkili kullanıcılarca girilen işyeri, çalışan, eğitim, sağlık, risk, kaza, ekipman ve benzeri İSG kayıtları. Özel nitelikli kişisel veriler yalnızca gerekli hukuki şartlar ve sıkı erişim yetkileri sağlanarak işlenmelidir.
- Teknik ve güvenlik verileri: IP adresi, istek tarihi ve saati, ziyaret edilen adres, tarayıcı/cihaz bilgileri, oturum ve güvenlik kayıtları.
- Yapay zekâ etkileşimleri: Kullanıcının yapay zekâ asistanına gönderdiği soru, talimat ve ilgili yanıtlar. Kullanıcılar yapay zekâ alanına gereksiz kişisel veya özel nitelikli veri girmemelidir.
3. İşleme amaçları ve hukuki sebepler
Veriler; üyeliğin ve hizmetin kurulması/yürütülmesi, kullanıcı doğrulama, talep ve geri bildirimlerin cevaplanması, İSG modüllerinin çalıştırılması, bilgi güvenliği, hata ve kötüye kullanımın önlenmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hakların tesisi/kullanılması/korunması ve hizmet kalitesinin geliştirilmesi amaçlarıyla işlenebilir.
İşleme faaliyetleri somut sürece göre; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması, temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat veya mevzuatın gerekli kıldığı hâllerde açık rıza şartına dayanır. Pazarlama iletişimi ve zorunlu olmayan çerezler için gerektiğinde ayrı onay alınır.
4. Aktarım ve hizmet sağlayıcılar
Veriler; yalnızca amaçla sınırlı ve gerekli olduğu ölçüde yetkili Kutorion personeline, barındırma/veri merkezi, e-posta, güvenlik, yedekleme, teknik destek ve yapay zekâ altyapısı sağlayıcılarına; ayrıca hukuken yetkili kamu kurumları ve adli mercilere aktarılabilir.
Yurt dışına veri aktarımı söz konusuysa aktarım, 6698 sayılı Kanunun yurt dışı aktarım hükümlerindeki uygun güvencelerden biri sağlanarak gerçekleştirilir. Kullanılan üçüncü taraf altyapılar ve aktarım mekanizmaları değiştiğinde bu metin güncellenir.
5. Saklama ve silme
Kişisel veriler, ilgili hizmetin yürütülmesi ve işleme amacı için gereken süre boyunca; ayrıca uygulanabilir mevzuat, zamanaşımı, denetim ve uyuşmazlık süreleri dikkate alınarak saklanır. Süre sonunda veriler uygun yöntemle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Müşteri kuruluşların sisteme girdiği verilerin saklama ve silme kararları, ilgili kuruluşun talimatları ve yasal yükümlülükleriyle birlikte değerlendirilir.
6. Veri güvenliği
Yetkilendirme, erişim kayıtları, parola güvenliği, yedekleme, güncelleme, ağ ve uygulama güvenliği gibi uygun teknik ve idari tedbirler uygulanır. İnternet üzerinden gerçekleştirilen hiçbir aktarım için mutlak güvenlik garantisi verilemez; kullanıcıların da güçlü parola kullanması, hesap bilgilerini paylaşmaması ve yalnızca yetkili kişilere erişim vermesi gerekir.
7. İlgili kişi hakları
6698 sayılı Kanunun 11. maddesi kapsamındaki şartlar çerçevesinde; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silme/yok etme talep etme, düzeltme veya silmenin aktarılan kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle aleyhe sonuç doğmasına itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini isteme haklarına sahipsiniz.
Başvurularınızı kimliğinizi doğrulamaya elverişli bilgilerle birlikte yukarıdaki iletişim kanallarından iletebilirsiniz. Başvuru, talebin niteliğine göre yasal süre içinde sonuçlandırılır.
8. Araştırma ve istatistik
Hizmetin geliştirilmesi, istatistik veya bilimsel çalışma amacıyla yapılacak analizlerde mümkün olduğu ölçüde anonim veya toplulaştırılmış veriler kullanılır. Kimliği belirli veya belirlenebilir kişilere ait veriler, ayrıca bir hukuki sebep ve gerekli bilgilendirme bulunmadıkça bilimsel yayınlarda veya kamuya açık çıktılarda kullanılmaz.
